In vielen kommunalen Verwaltungen kommt immer mehr der Wunsch auf, einen Messenger für die interne Kommunikation zu nutzen. Das bietet zahlreiche Vorteile für die schnelle Abstimmung untereinander oder die Koordination von Tätigkeiten und Mitarbeitern, z.B. am Bauservicehof.

Dazu kommt, das nahezu jeder die Handhabung aus dem privaten Umfeld kennt, und somit keine Schulungen o.ä. für die Einführung der neuen Kommunikationsmöglichkeit nötig ist.

Die datenschutzrechtlichen Bedenken und die Probleme mit WhatsApp sind sicher hinlänglich bekannt, darauf möchte ich hier nicht weiter eingehen.

Wer dazu noch etwas ausführlicher nachlesen möchte, findet gute Quellen auf:

https://www.rdv-online.com/news/nutzung-von-whatsapp-aus-der-perspektive-der-aufsichtsbehoerde

https://www.lto.de/recht/hintergruende/h/kelber-bundesbeauftragter-fuer-datenschutz-informationsfreiheit-whatsapp-dsgvo/

https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/whatsapp/

Die Idee, man könne ja WhatsApp in der Business-Version einsetzen, löst das Problem leider nicht. WhatsApp Business unterscheidet sich im Wesentlichen nur durch einen erweiterten Funktionsumfang und geänderte Nutzungsbedingungen für die geschäftliche Nutzung von der Standardversion. Die datenschutzrechtlichen Probleme bleiben bestehen.

Welchen Messenger sollen wir nun einsetzen?

Die Frage taucht bei unseren kommunalen Kunden immer wieder auf. Meine einfache Antwort auf diese Frage lautet: Signal! 

Der Signal-Messenger bietet einen vergleichbaren Funktionsumfang zu WhatsApp wie Gruppen- und Videochats und ist aufgrund seiner Technologie und Verschlüsselung sehr sicher und datenschutzfreundlich.

Alle anderen populären Alternativen wie Threema oder Telegram sind mir entweder in der Benutzung zu umständlich oder nicht ausreichend sicher. Lösungen wie Microsoft Teams laufen außer Konkurrenz, denn Sie sind vollständige Kollaborationslösungen, deren Einführung eine Anpassung der Arbeits- und Kommunikationsprozesse bis hin zu einem Wandel der Unternehmenskultur erfordert.

Wer einfach nur eine Antwort auf die Frage „welchen Messenger empfehlen Sie uns“ sucht, kann an dieser Stelle aufhören zu lesen.

Wer es technisch noch etwas genauer wissen möchte, darf gerne weiterlesen.

Einen sehr ausführlichen Vergleich hat der Heise-Verlag angestellt, wer sich für technische Details interessiert sollte einen Blick in diesen Artikel werfen: https://www.heise.de/tests/Es-muss-nicht-immer-WhatsApp-sein-Sieben-Messenger-Alternativen-im-Vergleich-4415657.html Der Artikel ist kostenpflichtig, der Kauf lohnt sich aber.

Ich habe hier noch einmal ein paar populäre WhatsApp-Alternativen angeschaut, hier ist meine Begründung, warum meine Wahl auf Signal gefallen ist.

Telegram

In Deutschland recht bekannter Messenger. Die Funktionen sind mit WhatApp vergleichbar. Die Nachrichten sind standardmäßig nicht verschlüsselt, die Verschlüsselung muss für jeden Chat manuell vom Benutzer aktiviert werden. Dazu kommt, das Teile der Software nicht quelloffen sind, daher ist die Sicherheit von Telegram nicht vollständig überprüfbar und nachvollziehbar. Deshalb scheidet Telegram für mich aus.

Threema

Die Lösung kommt aus der Schweiz und gilt als sehr sicher, was auch durch entsprechende Audits belegt ist. Die Software ist nicht quelloffen. Mit persönlich ist die Bedienung einfach zu umständlich, ich habe mich mit Threema nie richtig anfreunden können.

Riot.im/Matrix

Der Messenger Riot.im ist recht neu und in Deutschland relativ unbekannt. Er bietet durch seine quelloffene Software ein gutes Sicherheitsniveau und bringt zuverlässige Verschlüsselung mit. Ein Matrix-Server lässt sich sogar auf eigenen Servern installieren und betreiben.
Die französische Regierung hat sich für Matrix als nationalen WhatsApp-Ersatz in Behörden entschieden. Wer es also innovativ mag und ein wenig experimentieren möchte, kann sich Riot.im/Matrix auf jeden Fall anschauen.

Microsoft Teams

Wie ich oben schon geschrieben haben, läuft Microsoft Teams etwas außer Konkurrenz zu herkömmlichen Messengern. Die Kollaborationslösung Teams von Microsoft bringt einen ebenfalls einen einfach zu bedienenden Chatclient mit. Allerdings ist Teams viel mehr als nur Chat. Wer diese Lösung einführen möchte, sollte sich mit den gesamten Kommunikationsprozessen in der Verwaltung auseinandersetzen. Für Nutzer von Office 365 ist Teams auf jeden Fall das Tool der Wahl für die interne Kommunikation. Microsoft erfüllt alle Anforderungen der DSGVO, einem Einsatz steht aus datenschutztechnischer Sicht nichts entgegen.

Hinweis:

Die oben genannten Punkte stellen keine Rechtsberatung dar. Ich bin Praktiker mit Herz, Hirn und Verstand. Als ausgebildeter Datenschutzexperte berate ich seit vielen Jahren zahlreiche Kommunen deutschlandweit bei der Umsetzung des Datenschutzes. Alle Angaben mache ich nach bestem Wissen und Gewissen. Ich verfüge über 20 Jahre unternehmerische Erfahrung und bin an Lösungen und Umsetzungen interessiert, die in der Praxis auch funktionieren und anwendbar sind. Genau so richte ich meine Beratung aus.

 

Thorsten Dampf

Thorsten Dampf

Geschäftsführer, Datenschutzbeauftragter (IHK)

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