Die Pflicht zur Prüfung eines erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses ergibt sich aus dem §72a des SGB VIII (Achtes Buch des Sozialgesetzbuchs). Dort ist geregelt, dass in der Kinder- und Jugendhilfe keine Personen beschäftigt werden dürfen, die einschlägig vorbestraft sind.

 

Wie sieht die Praxis der Prüfung aus

Der Prozess der Prüfung des polizeilichen Führungszeugnisses wird in vielen Kommunen höchst unterschiedlich gehandhabt. So kommt es vor, dass Führungszeugnisse direkt vom Arbeitgeber angefordert werden und später in der Personalakte aufbewahrt werden.

Dies ist unter datenschutzrechtlichen Aspekten so nicht zulässig. Dass es sich bei dem erweiterten polizeilichen Führungszeugnis um höchst sensible personenbezogene Daten handelt, dürfte unstrittig sein. Wir müssen also sehr genau prüfen, was die gesetzliche Grundlage dafür ist.

Grundlage zur Datenverarbeitung sind

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c der DSGVO „Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung“
  • und (für Hessen) der §23 HDSIG „Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses“.

In anderen Bundesländer gibt es entsprechende Regelungen in den Landesdatenschutzgesetzen, für nicht-öffentliche Einrichtungen gilt der §26 BDSG.

Damit dürfen diese Daten grundsätzlich verarbeitet werden, da es gesetzlich geboten und für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist.

Es muss im Sinne der Datensparsamkeit aber hinterfragt werden, was das „mildeste Mittel“ ist, das vorgegebene Ziel zu erreichen. §72a des AGB VIII sagt dazu

[…] in regelmäßigen Abständen von den betroffenen Personen ein Führungszeugnis nach § 30 Absatz 5 und § 30a Absatz 1 des Bundeszentralregistergesetzes vorlegen lassen.[…]

und

[…] nur nach Einsichtnahme in das Führungszeugnis nach Absatz 1 Satz 2 wahrgenommen werden dürfen. […]

Hier steht also „vorlegen“ und „Einsichtnahme“. Eine Rechtfertigung zum Ablegen in der Personalakte ergibt sich daraus nicht!

Es wird also lediglich ein Protokoll (eine Liste) darüber geführt, dass das Führungszeugnis vorgelegen hat und wann die nächste Prüfung zu erfolgen hat. Selbst die Tatsache, dass keine Eintragungen vorlagen, muss nicht dokumentiert werden, denn dieser Umstand ergibt sich aus der Tatsache, dass die Person eingestellt wurde bzw. weiterhin beschäftigt ist.

 

Der korrekte Ablauf

  1. Der Träger der Einrichtung erstellt ein Schreiben, in dem bestätigt wird, dass die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter für ihre/seine Tätigkeit ein Führungszeugnis benötigt.
  2. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter geht zu ihrer/seiner örtlichen Meldebehörde, legt dort die Bescheinigung vor und beantragt ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis. (Dieser Schritt kann ggf. auf dem „kleinen Dienstweg“ erfolgen, wenn Träger der Einrichtung und Behörde identisch sind.)
  3. Mitarbeiterin/Mitarbeiter bekommt das Führungszeugnis per Post zugeschickt.
  4. Mitarbeiterin/Mitarbeiter geht mit dem Führungszeugnis zur verantwortlichen Person des Arbeitgebers und legt es zur Einsicht vor und nimmt es anschließend wieder mit.
  5. Der Träger dokumentiert nach den Bestimmungen des Datenschutz nur den Namen der Person und das Datum der Einsichtnahme sowie ggf. das Datum der nächsten Prüfung.
  6. Dieser Vorgang wird regelmäßig wiederholt, hierunter wird ein Zeitraum von 3-5 Jahren verstanden (vgl. Wissenschaftliche Dienste des Bundestages https://www.bundestag.de/resource/blob/476082/3bf00f54c4c9c4d000e275b96f0f1616/WD-9-046-16-pdf-data.pdf, Fußnote 14)

Weiterführende Infos gibt’s bei den Wissenschaftlichen Diensten des Dt. Bundestages und beim Paritätischen Gesamtverband:

 

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Hinweis:

Die oben genannten Punkte stellen keine Rechtsberatung dar. Ich bin Praktiker mit Herz, Hirn und Verstand. Als ausgebildeter Datenschutzexperte berate ich seit vielen Jahren zahlreiche Kommunen deutschlandweit bei der Umsetzung des Datenschutzes. Alle Angaben mache ich nach bestem Wissen und Gewissen. Ich verfüge über 20 Jahre unternehmerische Erfahrung und bin an Lösungen und Umsetzungen interessiert, die in der Praxis auch funktionieren und anwendbar sind. Genau so richte ich meine Beratung aus.

 

Thorsten Dampf

Thorsten Dampf

Geschäftsführer, Datenschutzbeauftragter (IHK)

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